AVANT LA MANIFESTATION
A qui déclarer?
GENDARMERIE OU COMMISSARIAT DE POLICE
– Déclarer la manifestation.
– Demander le passage d’une ronde de police au cours de la manifestation.
APRÈS LA MANIFESTATION
Droits d’auteurs (SACEM, SACD_)
– État des recettes et dépenses.
– Programme des oeuvres interprétées.
Cotisations sociales
– Faire parvenir les bordereaux avec les paiements aux différents organismes.
Quelles démarches?
• Déclarer la manifestation et souscrire une assurance «responsabilité civile organisateur (RCO)» couvrant les dégâts occasionnés aux lieux, aux biens confiés et les dommages aux personnes. Cette assurance doit inclure la période de montage et de démontage.
• Si le budget engagé est important, prendre une assurance annulation.
• En cas de distribution alimentaire, veiller à ce que les garanties couvrent les risques de taxi-infection alimentaire collective.
Il est important de comprendre que l’hygiène alimentaire n’est pas seulement une affaire de professionnel-les et que les règles s’appliquent à tous et toutes dès lors que l’on distribue, même gratuitement, des aliments.
Les règles qu’il faut s’efforcer de respecter lors des manifestations organisées ponctuellement concernent :
◦ le matériel et les équipements
◦ la préparation des denrées alimentaires
◦ le service des denrées
◦ le personnel
◦ le nettoyage et de l’entretien
Quelles obligations?
– Demander l’autorisation d’utiliser les créations (dessins, photos, textes, musiques, logiciels … ) à l’organisme gérant les droits de l’auteur concerné (SACEM, SACD … ).
– Quinze jours avant, déclarer à la SACEM ou à la SACD la manifestation (spectacle divers, concert récital, gala, bal, même gratuit).voir le paragraphe
Les billets doivent comporter 3 volets précisant la date, l’heure, le titre de la représentation, son prix ou la mention « gratuit», et la numérotation suivie du billet ou des carnets. A la fin du spectacle, un relevé des ventes doit être établit pour chaque catégorie de places. ce relevé sera adressé à la SACD ou à la SACEM pour calculer le montant des droits d’auteur et de la taxe parafiscale sur les spectacles.
Il permet également de calculer le montant de TVA pour les organismes fiscalisés.
CONDITIONS DE SÉCURITÉ-accueil du public
Pour une manifestation en salle, la surface disponible et le nombre d’issues déterminent la capacité d’accueil.
En extérieur, la protection du public, son évacuation ainsi que l’accès des secours doivent être étudiés … sans entrer dans les détails techniques, pour lesquels il faut toujours consulter les services d’incendie et de secours, quelques aspects peuvent être signalés pour sensibiliser chacun-e :
** S’il y a lieu, ne pas oublier de solliciter le passage d’une commission de sécurité auprès de la mairie ou de la préfecture.ORGANISER DES MANIFESTATIONS SUR LA VOIE PUBLIQUE?
L’augmentation sensible des manifestations de toutes sortes organisées sur la voie publique par des associations sportives, culturelles, comités des fêtes, offices de tourisme … rend nécessaire une
réglementation qui a pour but de bien distinguer les responsabilités et les obligations de chacun-e. on accorde beaucoup d’importance à la sécurité des participant-es et du public :
• Il faut mettre en place du matériel en bon état adapté au public qui va l’utiliser et des conditions de circulation et d’évacuation en rapport avec le public attendu. Le passage d’une commission de
sécurité peut être nécessaire.
• Il faut aussi prévenir les accidents par un service d’ordre si nécessaire et par l’installation d’un poste de secours pour les premiers soins.
S’il s’agit d’une compétition sportive sur la voie publique, il pourra y avoir priorité de passage pour la course, mais certaines routes à des dates de grand trafic routier sont interdites (liste en préfecture).
MODALITÉS PARTICULIÈRES POUR L’ORGANISATION DE COMPÉTITIONS SPORTIVEs
Toute épreuve, course ou compétition sportive devant se disputer en totalité ou en partie sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique exige l’obtention préalable d’une autorisation
administrative.
- L’autorisation ne peut être accordée et ne devient définitive que sur présentation d »une police d’assurance couvrant les risques d’accidents aux spectateur.trice.s, aux tiers, aux concurrent.e.s, aux
services d’ordre, d’organisation ou de contrôle de l’épreuve. - Un dossier de demande d’autorisation est à envoyer à la préfecture du département dans lequel le départ est donné.
- Seule une association ayant au moins 6 mois d’existence peut faire cette demande d’autorisation d’organisation d’épreuve sportive sur la voie publique.
- L’association doit être affiliée ou rattachée par convention à la fédération sportive délégataire du sport concerné.
- Les compétitions doivent obligatoirement être inscrites sur un calendrier fédéral dès lors qu’est envisagée la participation de licencié.e.s. Cela permet à la fédération de recenser l’ensemble des
compétitions prévues et de coordonner la planification, de contrôler la qualité des épreuves et de valider les résultats sportifs.
L’inscription au calendrier a pour conséquence de rendre applicable la loi de prévention et de répression du dopage.
LES DROITS D’AUTEUR
.
Toute œuvre de l’esprit fait l’objet d’une protection légale particulière qui bénéficie à son auteur-e ou, dans une moindre mesure, à ses interprètes.
Le champ couvert par le droit d’auteur est très étendu, du dessin à l’image, du texte à la musique, en passant par les créations industrielles ou les programmes informatiques.
De ce fait, toute utilisation ou simple plagiat d’une œuvre est soumis à autorisation (contrat de cession des droits de reproduction) de son auteur-e et éventuellement à paiement du droit d’utilisation.
outre les droits d’auteur du spectacle vivant, lorsqu’il y a, par exemple, diffusion de musique enregistrée, une « rémunération équitable » est due aux artistes-interprètes et aux producteur-trices.
Toute association diffusant de la musique, qu’il s’agisse d’un simple fond sonore ou d’un concert, que les entrées soient gratuites ou payantes, doit se déclarer à la SACEM (par téléphone ou sur le site www.sacem.fr) et s’acquitter des droits d’auteurs
AVOIR UNE DÉMARCHE DE DÉVELOPPEMENT DURABLE?
Il repose sur 3 piliers : social, économique et environnemental.
• Durant la préparation d’une manifestation, limiter les déplacements grâce aux nouveaux outils de communication.
• Inciter à l’utilisation des transports collectifs lors de rencontres.
• Informer sur les transports collectifs dans les documents d’information sur les manifestations organisées par l’association.
• Privilégier l’information par e-mails.
• Utiliser du papier recyclé pour : engagements, affiches, tracts …
• Imprimer les documents recto-verso.
• Favoriser l’utilisation de grandes banderoles plutôt que les supports individuels à distribuer.
• Contrôler les achats: des coûts particulièrement bas peuvent cacher des pratiques douteuses.
• Favoriser les fournisseurs locaux, l’agriculture bio, le commerce équitable, les produits recyclés …